Business 31: Discussing the Work-From-Home Plan / Thảo luận kế hoạch làm việc từ xa

Conversation Example:

Mr. Evans	Chào mọi người. Chúng ta bắt đầu cuộc họp nhé. Hello everyone. Let’s get the meeting started. Trong thời gian dịch COVID-19, chúng ta đã từng làm việc từ xa. During the COVID-19 pandemic, we implemented remote work. Hiện tại, công ty đang xem xét tiếp tục áp dụng hình thức này. Currently, the company is considering continuing this practice. Vì vậy, tôi muốn nghe ý kiến của mọi người. Therefore, I would like to hear everyone’s opinion.
HR Dept. Lan	Chào anh Evans. Khi làm việc từ xa, một số nhân viên thấy khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Hello Mr. Evans. When working remotely, some employees found it difficult to balance work and personal life. Tôi nghĩ chúng ta nên quy định rõ về thời gian làm việc và cách báo cáo công việc sau mỗi ngày. I think we should clearly define working hours and the method for daily reporting.
IT Dept. Phong	Em là Phong từ bộ phận kỹ thuật. Theo em, hệ thống mạng chưa ổn định. I’m Phong from the IT department. In my opinion, the network system isn’t stable. Nhiều lúc mạng chậm hoặc bị ngắt kết nối, điều này ảnh hưởng khá nhiều đến công việc. Often the connection is slow or gets disconnected, which significantly affects our work. Em đề xuất nâng cấp hệ thống mạng và có phương án dự phòng khi mạng gặp sự cố. I propose upgrading the network system and having a backup plan for when issues arise.
Mr. Evans	Tôi đồng ý với chị Lan và Phong. Nhưng tôi cũng lo lắng về việc giao tiếp. I agree with Lan and Phong. However, I am also concerned about communication. Trước đây, khi làm việc từ xa, các phòng ban trao đổi thông tin chưa tốt, có lúc thông tin bị chậm hoặc sai. Previously, when working remotely, information exchange between departments wasn’t great; sometimes information was delayed or incorrect. Mọi người nghĩ sao về vấn đề này? What do you all think about this?
IT Dept. Phong	Em nghĩ nên họp trực tuyến thường xuyên hơn, ví dụ mỗi tuần 2 lần. Mỗi cuộc họp chỉ cần ngắn thôi và tập trung vào một số việc chính. I think we should have online meetings more frequently, for example, twice a week. Each meeting should be short and focus on key issues. Ngoài ra, chúng ta nên dùng phần mềm quản lý công việc. Như vậy, mọi người sẽ biết mình làm gì và theo dõi tiến độ dễ hơn. Also, we should use task management software. That way, everyone knows what they are doing, and it’s easier to track progress.
HR Dept. Lan	Tôi đồng ý với Phong. Chúng ta cần có phần mềm để quản lý công việc và một kênh giao tiếp chung như Chatwork, Zalo,… sẽ giúp mọi người cập nhật thông tin rõ ràng và không bị quên. I agree with Phong. We need software to manage tasks, and a common communication channel like Slack or Microsoft Teams will help everyone stay updated clearly and avoid missing information.
Accounting Dept. Mai	Em muốn nhắc rằng, việc đầu tư các phần mềm và nâng cấp mạng sẽ khá tốn kém. I want to mention that investing in software and upgrading the network will be quite expensive. Chúng ta cần tính toán kỹ về ngân sách. We need to calculate the budget carefully.
Mr. Evans	Cảm ơn các anh chị đã chia sẻ ý kiến. Tôi đề xuất chúng ta sẽ thử làm việc từ xa trong thời gian ngắn. Thank you all for sharing your opinions. I propose we try working remotely for a short trial period. Sau đó, chúng ta đánh giá lại về năng suất, chi phí và hiệu quả công việc. After that, we will re-evaluate productivity, costs, and work efficiency.
HR Dept. Lan	Vâng. Tôi sẽ chuẩn bị tài liệu và hướng dẫn cho nhân viên. Yes. I will prepare documents and guidelines for the staff. Phòng Nhân sự cũng sẽ thu thập ý kiến từ các phòng ban. The HR department will also collect feedback from other departments.
Mr. Evans	Tốt lắm. Tôi tin rằng nếu mọi người cùng hợp tác, kế hoạch này sẽ thành công. Great. I believe that if everyone cooperates, this plan will be successful.

VOCCABULARY:

#	Vietnamese	Meanings
1	làm việc từ xa	remote work / work from home
2	cân bằng	balance
3	thời gian làm việc	working hours
4	báo cáo công việc	work report / daily report
5	hệ thống mạng	network system
6	kết nối chậm	slow connection
7	ngắt kết nối	disconnected
8	phương án dự phòng	backup plan
9	chia sẻ thông tin	information sharing
10	phần mềm quản lý công việc	task management software
11	công cụ giao tiếp	communication tool