Business 30: Discussing the Work Shift / Thảo luận về ca làm việc

Conversation Example:

Production Dept. An	Chào anh Sanders và các anh chị đại diện phòng nhân sự. Tôi là An, đến từ phòng sản xuất. Hello Mr. Sanders and HR representatives. I’m An from the Production Department. Hôm nay, phòng sản xuất xin phép được tổ chức buổi làm việc cùng các anh chị để thảo luận về vấn đề tăng ca sản xuất, đặc biệt là ca tối. Today, the Production Department would like to hold a meeting with you to discuss production overtime, specifically the night shift issue.
President Sanders	Vâng, xin mời anh An tiếp tục trình bày. Yes, please go ahead, An.
Production Dept. An	Tôi xin phép được trình bày tiếp ạ. I would like to continue with the presentation. Thực tế thì lượng đơn đặt hàng, đặc biệt là vào những dịp cuối năm như thế này đang tăng cao. In fact, the number of orders is increasing, especially during this year-end period. Với số lượng công nhân và thời gian làm việc hiện tại, chúng tôi e rằng không thể đáp ứng đủ nhu cầu, cũng như bàn giao sản phẩm đúng thời gian quy định. With the current number of workers and working hours, we are afraid we cannot meet the demand or deliver products on time. Sau khi cân nhắc và nghiên cứu nhiều phương án, ban sản xuất đề xuất việc triển khai tăng ca sản xuất, đồng thời tổ chức thêm một ca làm việc vào buổi tối ạ. After considering and researching various options, the Production Department proposes implementing production overtime and organizing an additional night shift.
HR Dept. Tâm	Đối với việc tăng ca sản xuất, với đặc thù là công ty may mặc với hầu hết nhân viên là nữ giới, liệu các chị em có đồng ý tăng ca không ạ? Regarding production overtime, given that we are a garment company with a mostly female workforce, will they agree to work overtime? Vì nếu tăng ca thì sẽ ảnh hưởng đến sinh hoạt gia đình nên tôi nghĩ một số chị em sẽ không đồng tình đấy. Since overtime will affect family life, I think some of them might not agree. Còn riêng đối với việc triển khai thêm ca tối, theo luật pháp quy định về thời gian làm việc tối trong ngày và cũng để đảm bảo sức khỏe cho người lao động, phòng nhân sự kiến nghị ban sản xuất nên có kế hoạch cụ thể và hợp lý về việc phân ca ạ. As for implementing the night shift, according to labor laws regarding night work hours and to ensure workers’ health, HR recommends that the Production Department should have a specific and reasonable shift allocation plan.
Production Dept. An	Đối với việc tăng ca sản xuất, chúng tôi đã tổ chức lấy ý kiến sơ bộ của các chị em trong ban. Regarding production overtime, we have conducted a preliminary survey of the female employees in the department. Hầu hết mọi người đều mong muốn được tăng ca từ 1-2 giờ mỗi ngày để có thể kiếm thêm thu nhập, trang trải cho mùa Tết sắp đến ạ. Most of them want to work 1-2 hours of overtime per day to earn extra income and cover expenses for the upcoming holidays. Đối với việc triển khai thêm ca tối, chúng tôi sẽ nghiên cứu kế hoạch phân ca cụ thể và cũng rất mong được tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp từ phía phòng nhân sự. Regarding the implementation of the night shift, we will study a specific shift plan and look forward to receiving further feedback from HR.
President Sanders	Đối với cả hai vấn đề này, như anh An đã trình bày, nếu các anh chị em trong ban sản xuất đã đồng tình với việc tăng ca thì chúng ta sẽ ưu tiên triển khai vấn đề này trước. Regarding both issues, as An presented, if the production staff has agreed to overtime, we will prioritize implementing this first. Tuy nhiên, tôi đề nghị ban sản xuất cũng nên có kế hoạch tăng ca cụ thể để đảm bảo cân đối thời gian làm việc của mọi người, cũng như giúp bộ phận tài chính dễ dàng kiểm soát được chi phí nhân công. However, I suggest that the Production Department should also have a specific overtime plan to ensure a balance in everyone’s working hours, as well as to help the Finance Department easily control labor costs. Về vấn đề còn lại, chúng ta sẽ tổ chức thảo luận sau khi ban sản xuất có phương án cụ thể. Regarding the remaining issue, we will hold a discussion after the Production Department has a concrete plan.
Production Dept. An	Vâng, tôi hiểu rồi ạ. Yes, I understand. Vậy ban sản xuất sẽ triển khai làm việc trực tiếp với các phòng ban liên quan để nhanh chóng triển khai kế hoạch tăng ca sản xuất. So, the Production Department will work directly with relevant departments to quickly implement the production overtime plan. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ nhanh chóng hoàn thiện bản kế hoạch phân ca để có thể thảo luận chi tiết trong buổi làm việc tiếp theo. At the same time, we will quickly finalize the shift plan so we can discuss it in detail in the next meeting. Rất mong các anh chị tiếp tục giúp đỡ ạ. We look forward to your continued support.

VOCCABULARY:

#	Vietnamese	Meanings
1	tăng ca sản xuất	production overtime
2	ca tối	night shift
3	số lượng đơn đặt hàng	number of orders / order volume
4	số lượng công nhân	number of workers / workforce size
5	ngành may mặc	garment industry / textile industry
6	thời gian làm việc buổi tối	night working hours
7	phân ca	shift allocation / shift scheduling
8	chi phí nhân công	labor costs
9	cắt giảm chi phí nhân công	cut labor costs
10	phòng ban liên quan	relevant departments